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Den Wechsel vom alten ATS planen, ohne Daten zu verlieren
Viele Agenturen bleiben bei ihrem System, weil der Wechsel riskant wirkt. Mit einem klaren Ablauf behalten Sie Ihre Daten und Ihr Tagesgeschäft im Griff.
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Sourge
Ein neues System einzuführen, fühlt sich für viele Agenturen an wie ein Umzug mitten im laufenden Betrieb. Die Sorge ist berechtigt: In der Datenbank steckt die Arbeit von Jahren. Kandidaten, Firmen, Mandate, Notizen und Gesprächsverläufe dürfen auf dem Weg nicht verloren gehen.
Mit einem klaren Ablauf wird der Wechsel planbar. Diese Schritte haben sich bewährt.
1. Den Export früh anfordern
Klären Sie mit Ihrem bisherigen Anbieter, welche Daten Sie in welchem Format exportieren können. Manche Systeme liefern mehrere Dateien, etwa getrennt nach Kandidaten, Firmen und Mandaten. Fragen Sie auch nach Anhängen wie Lebensläufen und nach Notizen.
2. Die Struktur abgleichen
Jedes System benennt Felder anders. Bevor importiert wird, sollte feststehen, welches alte Feld wohin gehört. Ein Feld wie Kündigungsfrist ist für Headhunter wichtig und darf nicht in einem Sammelfeld verschwinden.
3. Dubletten bereinigen
Über die Jahre entstehen doppelte Einträge. Derselbe Kandidat mit zwei Mailadressen, dieselbe Firma in zwei Schreibweisen. Der Wechsel ist der beste Zeitpunkt, um das zu bereinigen. Unklare Fälle sollte ein Mensch entscheiden, nicht ein Automatismus.
4. Verknüpfungen erhalten
Der Wert einer Datenbank liegt in den Verbindungen: welcher Kandidat bei welchem Mandat im Gespräch war, welche Firma zu welchem Kontakt gehört. Prüfen Sie nach dem Import stichprobenartig, ob diese Beziehungen stimmen.
5. Postfächer und Kanäle verbinden
Ab dem Wechsel sollen neue Nachrichten im neuen System landen. Verbinden Sie Mail und weitere Kanäle direkt, damit Ihr Bestand ab dem ersten Tag aktuell bleibt.
6. Den Vertrag im Blick behalten
Kündigungsfristen bestimmen oft den Zeitplan. Planen Sie den Import so, dass Ihre Daten rechtzeitig vor dem Vertragsende im neuen System sind.
So läuft der Wechsel zu Sourge
Wir übernehmen Ihren Bestand gemeinsam mit Ihnen, gleichen die Struktur ab und bereinigen Dubletten. Was unklar ist, legen wir Ihnen zur Entscheidung vor. Mehr dazu auf der Seite Migration.
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